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土地登记档案管理制度
发布时间:2014-06-16 17:40:06    作者:市国土资源局  来源: 市国土资源局   点击率:

土地登记档案管理制度

一、为了规范和加强土地登记档案的建立和保管,提升利用能力和服务成效,根据《中华人民共和国档案法》、《土地登记办法》和《土地登记资料公开查询办法》等有关规定,制定本制度。

二、档案管理

1、局土地登记档案是指我局及机关各科(室)在地籍管理活动中直接形成的,具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等文件资料。

2、局土地登记档案由局档案室集中统一管理。土地登记档案实行集中管理,任何单位和个人不得散失、损坏或将其据为已有。

3、局档案室为局机关和本系统工作需要提供利用服务。各级机关、团体、企业事业单位和组织以及个人需要查阅或借阅土地登记资料档案的,须按照本制度执行。

三、归档范围及移交

1、土地登记资料档案收集归档范围一般包括:

(1)土地登记申请书;

(2)土地登记法人代表身份证明书或土地登记法人代表身份证复印件;

(3)土地登记委托书;

(4)土地登记被委托人身份证复印件;

(5)中华人民共和国组织机构代码证复印件;

(6)营业执照复印件;

(7)建设用地规划许可证、选址意见书;

(8)上级及我局关于地籍管理的各种文件、函件的原件、复印件;

(9)出让合同或划拨土地使用权协议;

(10)出(转)让土地权属界线协议书;

(11)宗地面积界定通知及指界委托书;

(12)国有土地使用权转让合同;

(13)商品房购销合同;

(14)企业兼并协议书;

(15)房地产买卖契约;

(16)地籍调查表;

(17)土地款付款凭证;

(18)土地登记审批表;

(19)房屋所有权证复印件;

(20)原土地使用证原件或复印件;

(21)地籍图及绿线图等;

(22)其它有关土地登记资料。

卷内目录排序,按照《临安市国土资源系统档案归档工作规范》(临土资字[2008]141号)执行。

2、原始土地登记档案由承办科室负责收集整理,并应在当年的7月份和次年的3月份分两次移交。

3、土地登记档案移交时,移交人和接收人应对《资料目录》和《土地登记资料档案移交清单》的内容共同进行清点核对,无误后由双方在移交清单上签字。

4、移交清单视同土地登记档案,双方都要及时存档备查。

5、土地登记承办科室应于次年3月底前将上一年度土地登记电子档案资料及时移交局档案室。

6、局档案室对接收的土地登记档案,要做好标识,存放有序,分类妥善保管。

7、土地登记档案移交后,局档案室要及时进行整理、立卷、扫描和归档。

四、档案资料的整理、归档、立卷

1、土地登记档案的立卷归档分类标准为:分年度、分土地登记号顺序立卷归档。原则上一证一档;商品房土地登记档案根据实际情况也可多证一档。

2、土地登记档案整理须在整理室进行,任何人不得将档案材料私自带出室外。

3、土地登记尚未整理归档或正在整理归档的,档案材料不能借出。若有特殊原因需要借出的,需经局分管领导审批。

4、土地登记档案的整理应做到分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正确,卷内目录无误,装订整齐美观。

五、档案保管

1、土地登记档案要做到排列系统,存放有序,整齐美观、管理科学、查找方便。

2、坚持“以防为主,防治结合”的原则,千方百计加强安全防护工作。要根据需要配置必要的温湿度测控设备,做到“八防”、“五无”,确保档案的安全。

    3、坚持对室藏档案进行定期或不定期的检查,发现隐患,及时处理,杜绝一切事故的发生。

4、非档案室工作人员未经允许不能进入库房,库区内严禁吸烟,不准存放易燃易爆、腐蚀物品及食品。

5、档案室工作人员每天下班或节假日前,要做好日常安全检查工作,发现不安全隐患应及时处理或报告。

6、未经领导批准,任何人不得擅自将档案材料私自带出、借出档案室。

7、对保管期满档案的鉴定、销毁工作要坚持积极稳妥的方针,做到手续完备。

六、档案利用

土地登记档案是国土档案的重要组成部分,土地登记档案的利用按照《土地登记资料公开查询办法》(国土资源部令第14号)有关规定办理。严格档案调阅制度,建立查档登记手续。

1、各级机关、团体、企业事业单位和组织以及个人需要查阅、借阅土地登记资料档案,都须履行审查报批手续。

2、本系统工作人员因工作需要查阅土地登记档案的,须填写《档案查阅联系单》,经业务科室负责人和局办公室负责人审查同意后,方可查阅。

3、土地登记档案原则上不对外借阅。局机关工作人员确因工作需要借阅土地登记档案的,应从严控制,须填写《档案借阅联系单》,经相关业务科室负责人和办公室主任审核同意、局领导批准后,方可借阅。借出时间不超过一周,借出和退还时要进行核对。

4、其他机关、团体、企业事业单位和组织以及个人需要查阅利用土地登记资料档案的,依照下列规定提交有关证明文件:

(1)公民个人:提供本人身份证,如查阅非本人的档案资料,还应提交查阅对象的委托书、身份证;

(2)其他机关团体和企事业单位:提供单位介绍信或单位法人委托书,经办人的工作证或身份证。如查阅非本机关团体和企事业单位档案资料的,还应提交查阅对象的委托书和有利害关系的证明材料;

(3)法律服务机构:提供单位介绍信,经办人的法律执业资格证或身份证,以及当事人(查阅对象)的委托书等证明材料;

(4)公检法部门和纪检监察部门:提供单位介绍信,经办人的工作证或身份证;

(5)土地登记代理机构:提供查阅对象的委托书和身份证复印件;

(6)本单位内部人员:直接填写《档案查阅联系单》;

5、土地登记档案查阅实行面对面服务,不提供电话、传真、短信、电子邮件等其它方式的查阅服务。

6、凡查阅、借阅土地登记档案,均须按要求填写《档案查借阅联系单》和《档案查借阅登记簿》。

7、查阅和借阅土地登记档案,须服从档案管理人员安排,遵守有关档案管理规定,自觉爱护档案,不得在档案上涂改、勾画、批注,不得将档案拆散、裁剪、撕页,不得藏匿、毁坏档案,未经批准不得擅自摘录、复制、翻拍档案资料。

8、对违反规定者,档案管理人员有权劝告、制止,对不听劝告者,档案管理人员应立即中止查阅;对造成档案损坏者,档案管理人员可根据价值大小追究其相应责任。

七、档案管理人员要热爱本职工作,认真负责,熟悉《档案法》及有关法律、政策、规定,不断提高政治思想觉悟和管理水平。

八、档案管理人员应保持相对稳定,确需调动的,要办理好管理档案工作交接手续。

九、本制度自印发之日实行。

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