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关于加强临安区档案数字化专项经费
发布时间: 2018-02-12 10:35:24   作者:   来源: 区档案局   点击率:

关于加强临安区档案数字化专项经费

使用管理的通知

 

区级各机关部门:

为进一步引导和规范全区数字化档案室建设,加强预算资金管理力度,提高财政资金使用效率,经区档案局、区财政局研究决定,就我区档案数字化专项经费的使用管理有关事项通知如下:

一、经费内容

档案数字化专项经费是区档案局、区财政局根据市委办公室、市政府办公室《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(临委办发〔2014〕83号)和浙江省档案局《关于开展全省数字档案室建设测评的通知》(浙档发〔2015〕18号)要求,为解决我区机关部门历年室藏存量档案的数字化加工问题而安排的专项资金,主要用于区级机关部门通过政府购买社会服务实施的档案数字化扫描加工项目。该项目按省里要求最迟在2020年底完成,请各有关单位尽快组织实施。

二、适用范围

1、纳入财政预算管理的区级机关部门在2015年底前室藏存量档案数字化扫描加工项目;

2、各单位因历史案卷整理质量不规范,需整改后再行数字化扫描加工而产生的整理费用原则上由各单位自行解决,若涉及承担全区性重大项目等特殊档案的整理费用可由区档案局、财政局共同核定补助;

3、2016年以后形成的增量档案整理、数字化加工项目经费一律不得在此经费中列支,由各单位在年度公用经费中自行解决。

三、经费拨付

1、区级各机关部门应当依据双方签订的合同,在完成数字化加工后,提请区档案局组织验收;

2、区级各机关部门凭政府采购项目验收单(附件1)、政府采购合同、销售服务发票及数字化服务清单,填写专项经费请拨单(附件2)报区财政局行政事业科审批;

3、单位财务部门负责审核报销凭据。凡手续不全或未经审批不得予以支付。

四、监督与管理

1、区财政局负责数字化扫描加工项目的政府采购管理、资金拨付和监管。

2、区档案局负责全区数字化扫描加工项目的验收管理,制定具体验收办法(附件3);对本通知下发前已完成加工但未验收的项目逐步跟进验收。

3、区级各机关部门负责本单位数字化扫描加工项目的日常管理、数据全检、经费审核及请拨审批。

4、各职能部门必须切实履行职责,加强管理。对项目实施过程中发现的违法违纪行为,一经查实,将按有关规定追究相关人员或单位的责任。

五、其他

本通知自2018年1月起执行。

 

附件1:临安区政府采购项目验收报告单

附件2:专项经费请拨单

附件3:临安区档案数字化加工项目验收办法

 

杭州市临安区档案局        杭州市临安区财政局  

 

         2018年 1月18日

附件1:

临安区政府采购项目验收报告单

采购单位名称

采购项目名称

采购代理机构名称

采购方式

中标供应商名称

中标供应商联系方式

中标供应商地址

合同金额

验收方验收意见

验  收  内  容

验  收  意  见

1

2

3

4

5

6

验收人(签字):
 
 
 
 
                年   月   日

验收组织单位盖章:
 
 
 
 
                        年   月   日

采购单位验收负责人(签字):
 
 
 
               年   月   日

采购单位盖章:
 
 
 
                         年   月    日

备注:本表一式五份,采购人、供应商、财政局、招管办、交易中心各一份。

 

附件2:

专项经费请拨单

申请单位(公章):            填报人签名:          年   月  日      单位:万元

用款项目

项目明细

申请金额

财政审核

预算科目

经济科目明细

合      计

申请单位领导意见:

 

经办科室意见:

局领导审批意见:

 附件3:

 

临安区档案数字化加工项目验收办法

 

为加强档案规范化管理,推进档案目标管理和信息化建设,提高财政资金使用效率。经研究,制定《临安区档案数字化加工项目验收办法》。

一、组织领导

档案数字化项目工作由区档案局业务监督指导科具体牵头,成立档案数字化项目验收组,成员由业主单位、档案系统业务人员组成。

二、适用对象

各镇人民政府,街道办事处,区级机关部门及下属单位的档案数字化加工项目。其他企事业单位可参照执行。

三、工作流程

(一)各相关单位在档案数字化加工项目完成并经本单位数据质量全检合格后,向区档案局提交项目验收邀请函、备份数字化成果硬盘或光盘(含数据清单,JPG、PDF格式影像,案卷级、文件级Excel格式目录)、本单位质检记录单。

(二)区档案局组织人员对提交验收项目数据进行质量检查,能够采用计算机自动检验的项目采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目,根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验,抽检比率不低于5%。对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%,如差错率达5%以上,退回原单位重新质检整改,直至合格。

(三)抽检数据合格后,提交项目验收组验收,验收组人员由业主单位和档案系统业务人员组成,一般为3人或5人。验收形式采用会议和现场测试方式进行,具体流程为听取项目总结报告、查看验收台账、现场抽检测试、验收组合议、出具验收意见。

(四)验收台账资料包括:数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。数字图像主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等;档案目录数据主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等;元数据主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等;工作文件主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等(相关表单参见《纸质档案数字化规范》DA/T 31—2017),采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、项目合同、保密协议等;存储载体主要包括标签的规范性、存储内容的完整性、载体的可用性和有无病毒等内容。

(五)现场抽检测试包括:档案实体还原、案卷和文件级目录著录、图像文件质量、图像文件属性、数据挂接情况,具体标准如下:

1、档案实体的检查:

档案实体应逐卷清点,按档案的数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查。

①案卷资料的完整性:档案资料完整,不出现案卷、卷内文件的缺失或卷内文件分件错误。

②档案资料排列的顺序:扫描后档案的文件排序应和拆卷前档案文件的排序相一致,页码不能出现跳号、漏号及使用小数点和“-”现象。

③破损档案修裱:案卷内的破损件应全部进行补裱,对装订位置不足的页面,需进行加边处理。装订要结实、整齐(装订线一侧、下侧对齐),不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

2、案卷级目录著录检查:

全宗号、目录号、案卷号、题名、全宗名称、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、案卷总页数、密级著录的注意事项。

    ①全宗号用四位代码表识,建国后的档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识全宗的顺序号。

②目录号用三位阿拉伯数字标识。

③案卷号用四位阿拉伯数字标识。不能有空号,重号,小数点的情况出现,原采用三位标识的可不作修改,2018年起统一采用四位标识,不足四位的在最前面以0补足四位。

④题名,不能提示案卷内容或题名过于冗长,要重新拟写,将原题名修改好再著录,重新拟写题名加“[]”.

⑤责任者,责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

⑥文件的保管期限用中文表述。分为永久、长期、短期、30年、10年。

⑦文件的时间项一律用6位阿拉伯数字表示,若年月不清,考评不出准确年份,可著录大致年份。

⑧案卷的总页数,案卷内的文件总页数,用阿拉伯数字表示。

⑨密级:卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级,著录秘密以上级(秘密、机密、绝密)。

3、文件级目录著录检查

档号、全宗号、目录号、案卷号、页(张)号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、密级为必须著录项目,必须著录项目除文件编号、密级可以为空外,其余字段不可为空。

①档号由全宗号—目录号—案卷号—页(张)号组成,各字段间用“—”连接。页(张)号用四位阿拉伯数字表示。

②正题名,文件文首的题名。有副题名原文照录于正题名后。没有题名的,依据其内容拟写题名,并加“[]”号。题名不能揭示内容时,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[]”。

③责任者,联合行文的责任者,应著录列其首位的责任者,立档单位本身是责任者的必须著录,最多著录三个,责任者之间用“;”号相隔,被省略的责任者用“[等]”表示。

个人责任者一般著录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称或其他身份,并加“(  )”号。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

④文件编号:照原文著录,有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号,其他文件编号可著录在附注中。文件编号的括号原文可能采用各种符号,一律用“[]”著录。

⑤文件形成的时间:一般为文件的发文时间或决议、决定、命令、法令等文件的通过或发布时间,条约、合同、协议签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示。

⑥文件时间不完整或部分时间不清楚的著录。月日不清的部分用0补之;年缺少的或不清,应考证出年份。考证不出年份,应考证大致年份,著录该年代的起始年份,月日用“0”表示。

⑦附件:附件是指文件正文后的附加材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多,题名又具有独立检索的意义时,应另行著录条目,但应在附注中加以说明。

⑧文件内容涉及到个体性(如人名、单位等)内容的,如是本单位形成的文件,要求全部著录;其他情况只著录涉及本单位内容。

4、影像文件质量的检查

①影像件的完整性:扫描图像的排列顺序同档案原件是否一致,是否漏扫、多扫;

②影像“四角成90度”;

③影像处理方面(幅面失真度、方向、整洁性);

④影像的清晰度,分辨率≥300dpi。

⑤是否为双层PDF影像,经全文OCR识别。

5、上传数据挂接的准确性

通过录入目录数据对相关的图像自动搜索,检验上传数据的准确率是否达到100%。

6、数据关联的正确性。

以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。通过检验每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号一致性和唯一性,确定其数据关联的正确性是否达100%。

 

四、数字化加工合格标准

1、实体档案无明显损害;

2、档号的合格率、图像文件的命名与条目档号一致率、扫描图像完整性要求100%正确;

3、其他项目抽检合格率要求达到95%以上(含95%)。其他项目指图像质量(图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标)、条目中的责任者、时间、密级、保管期限、正题名等内容。合格率=抽检合格文件数/抽检文件总数×100% (抽检文件数按条目计算)。

4、验收材料完整规范。

数字化经费管理2号文件.doc

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