各直属学校（单位）、镇（街道）中小学、成人文化技术学校、幼儿园：
为了加强学校档案管理工作，有效地保护和利用档案，巩固档案工作目标管理认定成果，更好地为学校教育教学工作和社会服务。经研究，决定对学校档案工作进行年度检查。现将有关事项通知如下：
一、检查内容
1．组织管理方面
建立档案管理工作领导小组，明确分管领导，把档案工作列入年度工作计划；建立档案管理工作网络，落实档案人员，职责明确；落实档案工作所需经费，必须的设施设备配备到位；建立综合档案室，学校各类档案实行集中统一管理；建立健全档案管理各项制度，并切实执行。
2．业务建设方面
各业务处室2016年度文件资料及时完整地移交给综合档案室，并附移交清册；学校（单位）综合档案室应该及时完成2016年度(教学档案至2017年7月31日止）文件资料的整理、归档、上架工作，形成档案；各类档案按归档范围收集齐全、完整，案卷质量符合国家档案整理规范，2016年度档案按新的档案整理规则整理归档；制定符合档案分类规则及学校实际的分类方案，档案排列、编号与分类方案一致；有适应档案安全保管和利用需要的用房，档案室环境整洁；库房内有防火、防盗、防高温、防潮、防光、防虫鼠等必要的安全防护设施设备和措施；建立符合国家规范的全宗卷，资料基本齐全、完整。
3．编研和利用方面
编有学校大事记、组织沿革、全宗介绍、年鉴、专题介绍（专题汇集）等参考资料；编制了归档文件目录、案卷（会计、科技、声像、荣誉）目录、专题目录等必需的检索工具；建立了档案查（借）阅登记和利用效果反馈记录。
4．数字档案室建设方面
配备了档案室专用的计算机、打印机、扫描仪、照相机、刻录机等与档案数字化管理相适应的设施设备；积极推进数字档案室建设，建立档案目录数据库和全文数据库，原则上目录数据库要求库房内档案目录全部进入，全文数据库要求2010年及以后的归档文件保管期限为永久和30年的全部进入。
二、检查方法和时间
检查采用自查与抽查相结合的方法。各校（单位）要根据通知内容，认真做好自查工作，实事求是填写年检登记表和自查评分表（如发现弄虚作假者将酌情扣分）于12月29日前将电子稿发至466435917@qq.com，直属学校（单位）直接发送，各片学校由教育辅导站汇总后统一发送。联系人：王燕飞。
三、检查结果处理
根据各学校（单位）自查和抽查情况进行综合评定，并将结果纳入学校年终考核。
附件：1.2017年临安市教育系统档案工作年检登记表
2.2017年临安市教育系统档案工作年检自评表
3.2017年临安市教育系统档案工作考核加分申请表
临安市教育局
2017年12月21日
附件1
2017年临安市教育系统档案工作年检登记表
单位名称 | 档案工作 分管领导 | 姓名 | ||||||||||||
职务 | ||||||||||||||
档案管理人 员 | 姓 名 | 2016年度各类档案 数量 | 归档文件 | 件 | ||||||||||
联系电话 | 科技档案 | 卷 | ||||||||||||
单位档案工作等级 | 认定 时间 | 会计档案 | 卷 | |||||||||||
声像档案 | 卷 | |||||||||||||
2016 年档 案数 字化 建设 情况 | 荣誉档案 | 件 | ||||||||||||
案卷级目录数据 | 条 | |||||||||||||
文件级目录数据 | 条 | 档案管理设施设备 | 现有档案安全保护设备： 库房面积 ㎡ 密集架 列 铁 箱 只 空 调 台 除 湿 机 台 灭火器 只 温度湿计 只 防磁柜 只 | |||||||||||
纸质档案全文扫描数量 | 归档文件：自 年- 年 科技档案：自 年- 年 声像档案：自 年- 年 荣誉档案：自 年- 年 会计档案：自 年- 年 | |||||||||||||
现有档案数字化设备： 扫描仪 台 数码相机 台 计算机 台 刻 录 机 台 打印机 台 复 印 机 台 | ||||||||||||||
2016年编写的档 案编研材料名称 | ||||||||||||||
本 单 位 自 评 情 况 | 自评分： 申请加分：
评分人签字 年 月 日 | 本单位领导意见 |
领导签字： （单位盖章） 年 月 日
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附件2
2017年临安市教育系统档案工作年检自评表
项目 | 考 核 内 容 | 分数 | 评 份 细 则 | 自评分 |
组 织 管 理 ︿ 1.5 分 ﹀ | 1.建立学校档案工作网络，并能定期开展业务活动。 | 0.5 | 未建立档案工作网络或根据实际情况及时进行调整的扣0.5分；
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2.配备适应学校档案工作需要的专、兼职档案人员，并相对稳定。 | 0.5 | 未配备专（兼）职档案人员的扣0.5分。 | ||
3.建立、健全档案（包括纸质、电子）接收、整理、保管、借阅利用、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，并认真贯彻执行。 | 0.5 | 未制定档案管理制度的扣0.5分；制度不全或落实不够的酌情扣分。 | ||
业 务 建 设 ︿ 4 分 ﹀ | 1.档案室每年按时完成文件材料归档整理工作。 | 1 | 没有按年度完成归档整理工作的，扣0.5分。 | |
2.根据归档范围，按时接收学校在工作活动中直接形成的各种门类、载体的档案，归档材料齐全完整。 | 1 | 文书、教学档案归档不齐全、不完整的扣0.5分；其它门类、载体的档案（科技、声像、荣誉、会计）归档不齐全、不完整的扣酌情分。 | ||
3.案卷质量（整理）符合国家档案整理规范，各项内容填写规范、清晰、准确。 | 1 | 案卷质量（整理）不符合规范的扣0.5分； | ||
4.建立符合国家规范的全宗卷，积累存贮全宗介绍、交接凭证、分类方案、整理小结、鉴定报告、销毁清册等材料。 | 1 | 没有全宗卷不得分； 全宗卷整理不规范的扣0.5分； 材料不齐全、不准确的扣0.5分。 | ||
开 发 利 用 ︿ 2.5 分 ﹀ | 1.编制归档文件目录、案卷目录等检索工具。 | 1 | 每缺一项扣0.5分。 | |
2.编制学校大事记、组织机构沿革、全宗介绍、年鉴等四种以上编研材料。 | 1.5 | 每缺一种扣0.5分，质量不高的酌情扣分。 | ||
数 字 档 案 建 设 ︿ 2 分 ﹀ | 1.配备计算机、打印机、扫描仪、照相机、刻录机等与档案信息化管理相适应的设施设备。 | 1 | 没有计算机的扣0.5分； 没有打印机、扫描仪、照相机、刻录机的扣0.5分。 | |
2.积极推进数字档案室建设，建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等，实现档案信息网络共享。 | 1 | 未建立目录数据库的扣0.5分； 未建立全文数据库的扣0.5分。 | ||
总 分 | 10 | |||
附件3
2017年临安市教育系统档案工作考核
加分申报表
申报单位（盖章）
申报项目 | 申报理由（内容） | 证明材料 名 称 | 申报 分值 | 市教育局 考评结果 | |
合 计 | |||||
加分项目 |
1.上年度通过上一级目标管理认定的各加5分； 2.档案信息被临安市级及以上录用，档案工作论文（征文）、编研成果获临安市级及以上奖项（或发表）的，各加2分； 3.当年申报档案室升级（包括浙江省示范或规范化数字档案室）认定并积极准备的加5分。（同一申报奖项按最高奖项计分，不重复计算，限加10分） | ||||
