浙江省公益林档案管理规范（试行）

浙林办造[2009]13号

各市、县（市、区）林业局：

为进一步加强公益林档案管理，规范归档内容，明确管理要求，加快推进我省公益林建设管理的科学化、规范化和信息化，我厅组织制订了《浙江省公益林档案管理规范（试行）》，现印发给你们，请认真贯彻执行。现就有关事项通知如下：

一、归档内容要齐全。本规范所规定的2001年以来所形成的有关公益林建设管理的文件资料、数据必须全部归档，特别是各地要抓紧收集制作公益林县、乡（镇）分布图、相关影像及照片等档案信息，丰富归档内容。

二、归档资料要规范。所归档的纸质材料必须符合国家有关要求，书写应采用墨水笔，签字盖章等标识须齐全有效，不能随意涂改。对归档文件材料应按内容和保存价值进行系统整理，分类归档。

三、管理制度要健全。各地要根据本规范的有关规定和要求，结合本地实际，进一步建立健全公益林档案管理制度，特别要配备业务能力强、素质高的人员进行专门管理。管理人员要尽可能保持长期稳定，并有针对性地开展培训，认真执行有关法律法规、档案管理和保密制度。

四、硬件设备要到位。公益林档案管理应配备专门的档案柜和电脑服务器，所有文件资料、属性数据、图形数据应单独存放、集中管理。

请各市林业主管部门加强对辖区内各县（市、区）公益林档案管理工作的检查指导，并于今年7月底前就公益林档案管理工作有关情况连同各县1：10万公益林分布图各1份，报省林业生态工程管理中心。

附件：浙江省公益林档案管理规范（试行）

二ОО九年二月二十七日

附件：

浙江省公益林档案管理规范（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强和规范公益林档案管理工作，充分发挥档案信息在公益林建设管理中的作用，努力提升我省公益林日常管理水平，依据国家有关规定，结合我省工作实际，特制定本规范。

第二条 公益林档案是指在公益林建设和管理过程中直接形成的、具有保存利用价值的各种形式和载体的原始记录。

第三条 公益林档案必须实行集中统一管理，建立科学的管理制度，确保档案的完整、规范、安全和有效利用。

第四条 公益林档案管理是公益林日常管理中非常重要的基础性工作，各级林业主管部门务必高度重视，制订和完善相应的管理制度，落实专人负责，配置必要的设施设备，单独存放，单独保管。

第二章体制与机构

第五条 公益林档案管理工作实行分级管理。县级林业主管部门负责本行政区域内有关公益林档案资料的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作；市级林业主管部门集中保管本部门的公益林档案，监督、检查和指导辖区内各级林业主管部门的公益林档案管理工作；省林业生态工程管理中心负责全省公益林档案管理工作的监督、检查和指导。

第六条 各级林业主管部门应确定主管公益林建设管理的行政负责人分管公益林档案管理工作，建立公益林档案领导责任制和相应的管理制度，并确保管理人员、工作经费、设施设备、存放地点和工作责任等真正落实。

第七条 各级林业主管部门要根据公益林档案管理的需要，配备业务能力强、素质高的公益林档案管理人员，保证档案管理队伍的相对稳定。管理人员必须认真执行有关法律法规、档案管理和保密制度，刻苦钻研业务知识，努力提高管理水平。

第八条 公益林档案管理人员的主要职责：

（一）认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案管理工作的法律法规、方针政策及规章制度；

（二）集中统一管理所有的公益林档案资料；

（三）负责公益林档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作；

（四）编制检索工具，办理档案的借阅，开展档案的利用服务工作；

（五）学习档案业务知识，总结经验，不断提高档案业务水平；

（六）负责本系统公益林档案管理工作的督促、检查和业务指导；

（七）完成领导交办的其它有关档案业务工作。

第九条 公 益林建设管理的相关业务技术人员应随时收集在公益林建设管理中形成的各类材料，并及时完整地交由公益林档案管理人员保管，任何单位或个人不得丢失、损坏或据为已有。公益林建设管理的相关业务技术人员和档案管理人员发生变动时，应严格按照工作规范，做好档案材料的移交工作。

第三章形成与归档

第十条 各级林业主管部门必须建立健全有关公益林档案文件资料形成、积累和归档的管理制度，使公益林建设、管理全过程各阶段都有完整、正确、系统的技术文件归档保存。

第十一条 归档范围

凡在公益林日常管理、建设、管护和资金管理等工作中形成的、办理完毕的具有保存利用价值的文件材料、会议材料和记录、各种统计报表、图表、计划、总结、调查材料、影像资料等均应及时归档。具体归档内容及类目设置，详见“公益林档案归档类目设置”。

第十二条 归档要求

(一) 所归档的纸质材料，质量必须符合国家有关要求。字迹工整、图文清楚、数据表格完整准确，不得随意涂改，签字盖章等标识要完备且具有法律效用。对圆珠笔、铅笔和复写纸拟写的文件要进行耐久性技术处理后方可归档。

(二)所 归档的录音、录像和计算机存储介质等特殊载体材料，应音像清晰，并配以相应的目录和说明；所归档的照片和图片，应配有简洁的文字说明，用以标明时间、地点、人物、事件；相关介质材料之间及各介质材料与相关文字材料之间，要建立关联互见；公益林小班数据库等电子材料需定期备份存放。

(三) 相关业务技术人员和档案管理人员应将所有需要归档的文件资料，按其内容和保存价值进行系统整理立卷，组成案卷后，经档案管理人员验收，填写移交目录一式两份，履行交接手续。每年3月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。

(四) 每个案卷必须填好档案封面。档案封面内容应包括档号、档案室名、案卷标题、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。

(五) 编制案卷目录及备考表。按规定格式逐件填写案卷目录及备考表，案卷目录中的标题要与案卷标题完全一致。案卷目录要求一式两份，一份自存备查，一份交单位总档案室。

(六) 案卷内文件材料排列要科学合理。一般按照时间顺序或重要程度排列。对单一内容的材料，可按时间顺序或重要程度排列，两项以上内容的材料，先按内容，再按时间顺序或重要程度排列。

第十三条 保管期限

按档案材料的重要性和保存价值，分永久、30年和10年保管。会计档案保管期限依据《中华人民共和国会计法》和《会计档案管理办法》执行。

第十四条 各级林业主管部门必须设立专门的公益林档案库房，购置质量可靠的档案装具，添置必要的档案设备，并有防火、防盗、防有害生物、防潮、防尘、防高温等设施。

第十五条 各级林业主管部门应充分利用公益林地籍管理信息系统等先进管理手段，积极开展电子档案的录入、管理、维护和备份等工作，以便于档案资料的快速查询、调阅，真正实现资源共享和档案管理信息化。

第四章统计、鉴定与利用

第十六条 应建立健全公益林档案统计工作。统计数据要以通过建立登记簿取得的原始记录为依据，做到准确、可靠，按规定完成档案统计报表的填报工作。

第十七条 根据实际需要，应定期组织档案的鉴定工作。要由单位领导、有关部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组,按有关规定和标准,根据保管期限进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告。

第十八条 必须严格掌握档案销毁工作。销毁前要造具清册，经单位领导审查批准，并报送主管部门备案。销毁时应指定监销人，防止失密。

第十九条 档案管理人员必须树立正确的服务思想，熟悉室藏档案，并根据需要编制多种检索工具，积极主动地做好开发利用工作。

第二十条 应制定档案借阅制度，建立《档案借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》等，确保档案的安全、保密。

第五章考核与奖惩

第二十一条 各级林业主管部门要将档案管理工作纳入公益林管理的年度核查和目标考核。对档案管理工作表现突出的，应及时给予表彰奖励；对档案管理混乱、归档内容不符合要求的，应及时通报整改，并取消年度评优资格。

第二十二条 对于违反有关规定，造成档案材料失真、损毁、丢失或其他不良影响的，林业主管部门应会同档案管理部门予以严肃处理，追究有关领导和档案管理人员的责任。

第六章 附 则

第二十三条 本规范自公布之日起执行。

第二十四条 本规范适用于本省不同层次的公益林档案管理。各地林业主管部门可根据本规范，结合本地实际，制定具体的实施细则。

公益林档案归档类目设置